【重要提示】请准备好审批材料后，登录西安电子科技大学外事系统综合管理服务平台（https://xdws.xidian.edu.cn/）--因公出国（境）模块进行申报。 材料清单：

1.邀请信；

2.邀请信翻译件；

3.身份证扫描件；

4.经费预算表（使用8、9开头的经费需要提供，横向经费以及其他经费除外）；

5.照片4张（要求见下）；

6.录用论文首页（如参加国际会议）；

7.其他费用凭证（若有，如注册费等）。

照相的注意事项：
1.着深色服装，背景为白色
2.免冠，不戴眼镜，不露牙齿
3.光面，彩色
4.尺寸：小2寸（普通）3.5*4.5cm，6个月内近照
头像要求：头像要大一些，身体小一些,照片拍摄至肩膀，如下图所示：

照片请交至国合部（南校区办公楼317）

补充材料说明：

1.如出访人为重要涉密人员（是否为重要涉密人员可与保密办确认，地点：南校区行政楼506联系电话：81891439），须要提供一份保密办开具的《西安电子科技大学涉密人员出国（境）行前保密教育情况表》（签字、盖章，纸质版1份）。 2.如出访人已经到了法定退休年龄，须提供在职证明（人事处开具，签字、盖章，纸质版2份）。

3.65岁及以上人员申请因公出国（境），需提供学校医院（或省二级以上医院）出具的健康证明、家属同意出访意见、境外医疗保险。

邮箱：gwcf@xidian.edu.cn

办公地点：南校区行政楼317国际合作与交流部学术交流科咨询电话： 杨老师、胡老师81891338

材料齐全后，审批流程开始，将经过国合部（港澳台办）预审、二级单位审批、人力资源部审批、保密办审批、财务审批、国合部（港澳台办）审批、外事工作领导审批、出具文件等。此过程约5-10个工作日

审批通过后，请在系统中预约行前教育，按照预约时间到国合部（港澳台办）参加行前教育，并填写通行证申领材料。国合部（港澳台办）将向外办递交通行证申领材料，此过程需要5个工作日。申领出后，国合部（港澳台办）老师将通知领取，请及时关注进度。

国合部（港澳台办）到外办领取到通行证后，将通知老师领取。

1.出境前请仔细阅读：《西安电子科技大学因公出访团组及个人行前教育内容》（在国合部（港澳台办）办领取）；

2.严格按照批件所批复的出访日期和路线执行任务，不得擅自提前或推后出访时间，不得延长在外停留时间。

3.未经批准、没有按照批件时间出访、以及超时绕道的责任人，按照如下规定处理：（1）校内处分：我校将暂停办理违规人员出访手续1-2年，并在全校范围内予以通报批评，情节严重者，将按有关规定追究其相关责任，所有费用不予报销。（2）党内处分：根据新修订的《中国共产党纪律处分条例》第131条再次重申：临时出国（境）团（组）或者人员中的党员，擅自延长在国（境）外期限，或者擅自变更路线的，对直接责任者和领导责任者，给予警告或者严重警告处分；情节严重的，给予撤销党内职务处分。（3）其他人员参照此标准执行。

1.归还通行证：出访后5日内，将通行证上交国合部（港澳台办），由国合部（港澳台办）交至省外办保管。归还之前，请务必复印信息页、签注页、出入境章页以便后期报销使用及日后备查；

2.提交总结：回国后30日内，在系统内填写出访总结。

3.执行情况公示:国合部老师会对材料进行审核，之后在系统内进行5个工作日公示。公示期结束，国合部老师将通知领取报销材料。