1．在会议首次对外通知前4—5个月，由会议负责人（或联系人）登录“国际会议报批平台”提交申报材料，经国际合作与交流部初审通过后，在线下载打印《西安电子科技大学举办国际学术会议申报表》，经院系主管外事领导及院系党委书记审核签字并加盖单位公章后报送国际合作与交流部；
2.申报材料经国际合作与交流部、外事分管校领导审核批准后，由学校正式发文，在首次对外通知前至少4个月前上报教育部审批；会议举办部门在会议获教育部批准后，方可启动各项会议程序。未按规定时间提交的会议申报，教育部原则上不予受理；
3.申报重要提示：
1)在线填写申报材料且初审通过后，请及时报送纸质申报材料，以便履行校内审批流程；
2)会议申报时间：重大会议最迟应在会议举办前5个月在报批平台填写会议申报材料，一般学术会议最迟应在会议举办前4个月填写会议申报材料，不足3个月无法在报批平台进行填报申请；
3)政要参会：原则上不邀请外国政要、前政要、外国驻华使节参加在华举办的国际会议，如确有必要邀请的，须另文上报教育部；
4)会议名称：不得为提高会议规格，随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“高层会议”等称谓；
5)会议举办时间：需写明会议举办的明确日期，并应避免与国家举办的重大国际性活动（如奥运会、世博会等）冲突；
6)会议地点：原则上不得跨地区举办国际会议。在异地举办国际会议，可由会议举办地的单位向其上级主管部门申报审批。如需通过学校上报教育部，需同时提供当地省政府外办出具的无异议函；
7)会议规模及参会人员比例：应注重会议实效，严格控制会议规模，中方与外方参会人员比例一般不超过5:1，系列会议的规模一般不超过往届会议；
8)会议背景：需写明与会议主题相关的召开背景。系列会议还应提供首次会议的举办时间、会议主旨、我校承办会议的背景等；
9)参会名单：应按照国籍分别提供中、外方参会人员名单，除姓名以外，国籍、工作单位、职务/职称均需用中文表示；参会名单中人员数量与会议规模须保持一致，需提供完整的参会人员名单。
10)会议日程：为确保审批通过，应尽量提供包含会议分议题的具体日程；
11)承办系列会议：如承办国际组织的系列会议，应提供该组织的介绍，如成立时间、主旨、组织机构、对华态度、在华开展的主要活动等。此外还应提供此前三届会议的基本情况，包括举办时间、地点、主题、中外方参会人规模；
12)在会议筹备及举办过程中，会议主办单位和学术负责人必须严格把关，做好预案，防止出现敏感问题；
13)邀请党和国家领导人的请示需提前20个工作日将报告送达教育部；
14)邀请国外副部级（含）以上参会的请示需提前60天送达教育部；
15)由境外非政府组织赞助的国际会议，申请时需在线提交境外非政府组织简介。会议获批后，需在会前5-10天上传备案函至国际会议报批平台。
