西安电子科技大学杭州研究院

资金使用管理办法(试行)

第一章 总则

第一条为加强对资金的内部控制和管理，确保资金的安全与完整，提高资金使用效率和确保会计核算工作质量，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国预算法》《政府会计准则制度》《行政事业单位内部控制规范（试行）》《支付结算管理办法》等法律、法规及《西安电子科技大学货币资金管理办法》《西安电子科技大学杭州研究院章程》等有关规定制定本办法。

第二条本办法所称资金是指西安电子科技大学杭州研究院（简称“杭研院”）所拥有的库存现金(现金下同)、银行存款和其他资金。

第三条本办法适用于杭研院的各部门。

第四条杭研院办理有关资金的收入、支付、保管事宜时，应遵循本办法规定，强化对以下关键方面或关键环节的风险管理，并采取相应的控制措施：

（一）职责分工、权限范围和审批程序应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；

（二）现金、银行存款的管理应当符合法律要求，银行账户的开立、审批、核对、清理应当严格有效，现金盘点和银行对账单的核对应当按规定严格执行；

（三）与资金有关的票据的申购、保管、使用、销毁等应当符合相关法规规定，并须建立完整的记录薄；

（四）银行预留印鉴和有关印章的管理应当严格有效，防范安全隐患。

第二章 责任及分工

第五条资金业务的岗位责任制。计划财务部内部岗位分工应确保办理资金的不相容岗位相互分离、制约和监督。做到：

（一）账款分管，会计和出纳不得由一人兼任；

（二）收付款申请人、批准人、会计记录、出纳、稽核岗位分离，不由一人办理收付款业务的全过程；

（三）出纳人员不兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作；

（四）银行预留印鉴章由不同的人员分开保管；

（五）对资金的清查必须由出纳之外的会计人员完成；

（六）库存现金必须“日清月结”，定期监盘；

（七）银行存款必须每月与银行核对，编制银行存款余额调节表。

第六条杭研院资金业务实行归口管理，具体如下：

（一）杭研院的资金收付款业务由杭研院计划财务部统一办理，并且只能由出纳办理；

（二）其他任何部门（不可委托）未经法人授权或委托，不得擅自办理资金收付款业务和以杭研院名义出具各种收款凭据（发票或收据）或直接接触资金；

（三）银行结算业务只能通过杭研院开立的银行账户办理；

（四）收款的收据和发票由财务部门的专人开具。

保险柜由出纳员按规定保管和使用，用以保存现金、支票、有价证券、银行票据、POS机卡、网银密钥、银行预留印鉴等，保险柜不得存放其他私人财物。

第三章 资金授权审批及流程

第七条本制度所称资金授权审批主要是业务授权审批。业务授权审批是指根据业务性质逐级授权审批。审批人根据授权批准权限的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

第八条业务授权审批实行业务负责人、归口管理部门负责人（部门主管、课题负责人）、分管院领导逐级审批制度。

第九条科研经费支出审批

（一）100万以下的，项目负责人审批；

（二）100万（含）以上，200万以下，项目负责人审批，院长审签；

（三）200万（含）以上，项目负责人审批，院长、法人依次审签。

第十条运营经费支出审批

（一）预算内运营费支出审批

1.5万元以下的资金支出，由项目负责人审批。若项目负责人为部门主管则报分管院领导审核，若项目负责人为分管院领导，则相关部门主管审核；

2.5万元（含）至30万元以下资金支出，由项目负责人审批，财务主管审核，院长审签。

3.30万元（含）以上的费用支出，项目负责人审批，财务主管审核，院长审签，法人联签；

4.薪酬、社保公积金等人员经费支出由人力资源部负责，财务主管审核、分管院领导审批、法人审签、院长联签。

（二）预算外运营性支出

相关部门发出预算外支出申请，经业务分管院领导同意后报分管财务院领导及法人审批，通过后报财务部门审核。通过后按照以下流程执行：

1.10万元以下的费用支出，由分管院领导审核，法人负责审批；

2.10万元（含）以上30万元以下的费用支出，由分管院领导审核，法人审签，院长联签；

3.30万元（含）以上费用支出，报党政联席会审批。

（三）差旅费按以下权限审批：

1.科研相关差旅费支出由项目负责人审批；

2.行政业务相关差旅费按照以下原则执行：

（1）单人次10000元以下的经费由对应项目支出，项目负责人审批；

（2）单人次10000元（含）至50000元的经费由对应项目支出，项目负责人审批，财务主管审核，法人审签；

（3）单人次50000元（含）以上的，项目负责人审批，法人审签，院长联签。

（四）三公经费按以下权限审批：

1.单笔小于3000元的，由分管院领导审批，法人审签；

2.单笔3000元（含）以上的，由分管院领导审批，财务主管审核，法人审签。

（五）涉及关联交易的，按以下权限审批：

1.单笔交易金额30万以内，且不超过上年度净资产的1%的，或累计交易金额100万元以内且不超过上年度净资产的3%，由院长审批；

2.单笔交易金额30万（含）至100万元，且占比是上年度净资产的1%（含）至3%，或累计交易金额100万元（含）至300万元且占比是上年度净资产的3%（含）至5%的，报党政联席会审批；

3.单笔交易金额大于100万元（含）或超过上年度净资产的3%（含）、累计交易金额大于300万元（含）或者超过上年度净资产的5%（含），经党政联席会审议通过后，向理事会报备。

（六）涉及重大资产处置的，按以下权限审批：

1.单项资产净值30万元以内、批量资产净值30万元以内，或者累计金额不超过上年度净资产1%的，由院长审批；

2.单项资产净值30万元（含）至50万元、批量资产净值50万（含）至100万，或者累计金额在上年度资产1%（含）至3%的，报党政联席会审批；

3.单项资产净值超过50万元（含）、批量资产净值超过100万（含）元，或者累计金额超过上年度净资产3%（含）的，经党政联席会审议通过后，向理事会报备。

（七）对外股权投资，无论金额大小，由杭研院院领导/院长/法人提议，经党政联席会审议通过后，报理事会审批。

（八）具有审批权限的负责人无法审批时，可授权或委托其他负责人代为审批，并留存一份授权书或委托书在计划财务部备案。授权书或委托书应明确授权审批的经济内容、金额、期限等。

（九）计划财务部须每月汇总各项支出情况，报院领导/院长/法人审阅，以便掌握财务运行状况。

第十一条对资金业务有批准权的审批人，应按授权批准规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。对于审批人超越授权范围审批的资金业务，经办人员及财务部门均有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门（或个人）报告。

第十二条资金的支付按预算安排组织实施，具体运作实行动态管理，即资金预算在年度资金预算的基础上按月滚动编制。

第十三条办理资金支付业务应当执行以下规定的程序：

（一）支付申请。各部门或个人用款时，由经办部门的经办人填写资金支付申请凭证（如：费用报销单、付款通知单、差旅费报销单等），注明款项的用途、金额、支付方式等内容，个别项目根据业务性质还需附有效经济合同或相关证明。

（二）支付审批。一般程序为：经办人提交（对支付事项进行说明，对其真实性、必要性负责，如实反映经济业务的实质，并按照规定履行报销手续）→审核人审核（对业务事项的规范性进行审核）→项目负责人审批（对支付事项的合理性、合法性负责，进行审批）→院领导/院长/法人审签（若审批流程需要）→计划财务部审核支出（对各类资金支出凭证的合法性、完整性、及时性审核，并审核是否超预算支出）。属理事会权限的，还需报理事会审批。

（三）支付复核。财务主管应当对批准后的资金支付申请进行复核，复核资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确、手续及相关单证是否齐备、金额计算是否准确、支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后，制作会计凭证，交由出纳人员办理支付手续。

（四）办理支付。出纳人员应当对支付申请和会计凭证进行合规性复核，包括付款凭证的所有手续是否齐备、付款凭证金额与附件金额是否相符、付款单位是否与发票一致等，出纳开出的银行票据由会计人员复核，复核无误后按规定办理资金支付手续，付款后根据付款方式在会计凭证及附件上盖上“转账付讫”章或“现金付讫”章，及时登记现金和银行存款日记账（电子凭证有效）。

第十四条严禁未经授权的部门或人员办理资金收付业务或直接接触资金。

第十五条各部门及办理资金业务的人员对资金的数据信息应严格保密，未经杭研院计划财务部批准，不得对外报送、泄露。

第四章 现金管理

第十六条杭研院必须按照国务院颁发的《现金管理暂行条例》的规定在下列范围内使用现金，不属于现金开支范围的业务应通过银行办理转账结算。

（一）支付职工工资、津贴；

职工工资、津贴原则上通过银行代发，特殊情况需要支付现金的，须单独提交申请，经人力资源部核准后，履行相应的支付审批程序。

（二）支付给个人劳务报酬；

（三）根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；

（四）各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；

（五）外聘无公务卡的出差人员必须随身携带的差旅费；

（六）结算起点一千元以下的零星支出（结算起点的调整，按中国人民银行发布的标准执行）；

（七）业务部门员工必要的备用金；

（八）中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

第十七条现金收取范围

（一）从银行提取的备用金；

（二）职工交回的备用金；

（三）向不能办理银行转账结算的单位和个人销售商品物资和提供劳务收入，结算零星差额以及其他零星收入；

（四）其他应当收取现金的款项。

第十八条杭研院的现金收支和保管应当有专职的现金出纳人员负责办理。坚持申请、审批、复核、办理的程序，做到原始凭证齐全，情况明了、清晰，以审核无误的会计凭证为依据办理收支。

收支现金，收支双方必须当面点清细数，并进行复核，以防差错。收付款业务完成后，出纳人员在会计凭证上加盖“现金收讫”或“现金付讫”印章，同时出纳人员、经办人在会计凭证上签字或盖章，以防重收重付。

出纳人员必须逐日逐笔根据现金收付凭证登记现金日记账，做到日清月结，账款相符。

第十九条杭研院取得的所有现金收入必须及时入账，不准另立账户或以个人名义存储，不得私设“小金库”，不得设账外账。杭研院的现金收入应于当日起3个工作日内存入银行，不得用于支付杭研院自身的支出。

第二十条杭研院对现金库存实行限额管理，根据实际情况确定库存现金限额（暂定为10000元），不得超限额保存现金，超限额部分应及时存入银行。

为了认真执行有关库存现金限额的规定，原则上取消现金借款，报销一般采用转账的形式进行。确需借款或报销在5000元以上的现金，应提前一天告知计划财务部出纳人员，以便出纳筹款备付。

第二十一条杭研院支付现金，可以从库存现金限额中支付或者从开户银行提取，不得从杭研院的现金收入中直接支付(即坐支)。

第二十二条杭研院从银行提取现金，必须写明用途，提取金额在人民币叁万元以下（包括人民币叁万元）由财务主管审批签字；提取金额在人民币叁万元以上由法人/院长或授权签字人审批签字。

第二十三条现金出纳人员每日下班前必须对库存现金进行盘点，做到日清月结，账款相符。计划财务部每月应不定期对库存现金安排清查盘点，清查完毕应及时填制盘点记录。不准用任何凭证顶替现金，即不准“白条顶库”。盘点中发现的现金长款，及时查明原因，并做相应会计业务处理；对于现金短款应分清责任，由责任人负责赔偿。

第二十四条加强现金存取和保管工作。存取现金应至少有两人以上同时办理，不得乘坐公共交通工具。出纳在存取现金的过程中发生被抢劫、偷盗、被切换等情况，应该立即向事故管辖区域的公安部门报案（或拨打110）并同时向杭研院财务主管和院领导/院长/法人汇报。

第五章 银行存款管理

第二十五条银行存款的管理包括支票、汇兑、委托收款、银行汇票、银行承兑汇票、信用证等结算收付、各种票据和银行定期存款的管理。杭研院发生结算业务，可以根据情况，按照中国人民银行颁发的《银行结算办法》的规定采用适用业务需要的结算方式办理银行结算业务。

第二十六条杭研院根据工作需要开立银行账户，必须由计划财务部提出申请，经财务主管和法人/院长审批后，方可按规定的程序办理开户手续。杭研院根据工作需要撤销银行账户，由计划财务部提出申请，报财务主管和法人/院长审批后，方可按规定的程序办理销户手续。银行账户的开立、变更和撤销均应严格执行上级监管部门的规定。

第二十七条杭研院根据工作需要开办网上银行账户，由计划财务部提出申请，经财务主管及法人/院长审批后，方可按规定的程序办理网上银行开通手续。建立两级（操作人、复核人）互相制约网上银行操作程序。操作人根据审批后的收付款凭证办理网上收付业务，复核人根据收付款凭证复核上述网上收付业务，业务办理完毕后及时退出网上银行操作系统。

第二十八条不准出租、出借银行账户，不得利用杭研院银行账户替其它单位或个人套收现金，严禁利用银行账户或支票进行非法活动。

第二十九条加强支票管理，由银行出纳负责保管空白支票，使用时要按编号顺序登记。支票如有遗失，必须及时向开户行办理挂失手续，登报声明；并对责任人视情节及损失额度给予相应处罚。

对于作废支票，需要单独存放保管，单独装订，如需销毁，需要有至少包含财务主管在内的其他三个人在场监督销毁，并做好记录备查。

第三十条签发支票必须盖有杭研院财务专用章和有关负责人印鉴(与银行留存的印鉴相同)方为有效，财务专用章和有关负责人名章应分别指定专人保管，不可置于同一处，严禁由一人统一保管使用。印鉴保管人临时外出，由财务主管指定人员临时代管。保管人必须亲自在银行结算凭证等单据、文件上面加盖银行印鉴，不允许由其他人代替。

第三十一条不准签发空头支票或远期支票，签发支票必须填写日期、收款人、用途和金额，严禁签发空白支票。

第三十二条建立健全支票领用登记办法。计划财务部必须设置支票领用登记簿，登记支票领用的日期、领用人、用途、收款人、金额、限额、批准人、签发人等事项。

第三十三条加强对银行账户资金的管理，指定专人核对银行存款日记账和银行对账单，银行账目按月核对，当月的银行账目应在次月10日前核对完毕，编制银行存款余额调节表，对存在的未达账项等问题应及时查明原因，在次月月底前调整完毕。

第三十四条银行会计凭证的填制与审核

（一）银行收款凭证的填制审核：根据取得的银行收款原始票据，经会计人员审核无误后，逐笔填制银行收款凭证。

支票：以银行盖章的“进账单”收款通知联作为收款依据；

汇兑：以银行盖章的“汇划来往回单”收款通知联等为收款依据；

利息收入：以银行出具的“利息清单”收款通知为收款依据。

（二）银行付款凭证的填制审核：根据已经发生的经济业务，具备付款条件的，须按规定取得付款依据，逐笔填制银行付款凭证。银行出纳人员在开具银行支付票据后，在付款凭证上加盖“转账付讫”印章、标明支付票据的号码，严禁重复、漏付、错付，办完银行支付手续后，指定专人对原始支付票据进行再次审核。

原始支付票据与付款凭证标注的开户银行和付款金额是否一致；

支票：以开具支票的存根联为支付依据；

汇兑：以银行盖章“回单”为支付依据。

（三）对于因故退回的支付款项，查明原因分别处理：

因付款票据填制有误，开户银行尚未划付的，经财务主管批准后，重新填制付款票据。

因收款方原因，开户银行已划付又被退回的，应以银行的退款通知为收款依据，编制收款凭证，登记入账。已填制的付款凭证按规定记账，确需支付的应按规定办理支付手续。

第六章其他资金的管理

第三十五条其他资金是指除现金、银行存款以外的资金。包括：外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用证保证金存款、存出投资款等。其他资金应按照政府会计制度规定的内容核算，不能使用其他会计科目代替。对使用后的其他资金进行严格的审核，定期进行清算。

第七章其他规定

第三十六条杭研院承担的政府资助的项目资金收入、支付等应当按照国家、各部委、市区等相关的《项目经费管理办法》的规定执行，并遵守以下规定：

（一）项目负责人对经费支出的合理性和有效性负责，并在每月初提出当月的支出额度预算，项目经费支出必须经项目负责人签字后方可实施；

（二）计划财务部应按照项目管理方和杭研院规定进行年度财务决算，编制财务报表，对各类票据的合法性、完整性、及时性负责；

（三）项目采购材料以及外协加工等按照杭研院规定的程序及流程办理，项目有规定的按照项目相关管理规定执行；

（四）各级管理者在各自权限范围内对项目经费预算和支出进行合理、有效地统筹。

第八章罚 则

第三十七条办理有关资金的收入、支付、保管事宜时，应遵循本办法的规定。如有违规，杭研院根据具体情况追究责任并加以处罚。

第九章附 则

第三十八条本办法自发布之日起执行。本办法由计划财务部负责解释。